Archiwizacja dokumentów
Obecnie informacje, w tym dane osobowe są zaliczane do najistotniejszych oraz wrażliwych zasobów biznesowych. Właśnie tak ważna jest konieczność zapewnienia im odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i ochrony. Często ich archiwizacja musi być zgodna z wymogami prawnymi oraz wewnętrznymi przepisami danej firmy. Nasza firma zajmuje się archiwizacją dokumentacją od 2000 roku, zabezpieczamy dokumenty w kategoriach akt: B-50, B-25, B-10, B-5, oraz B-3.
Od roku 2006 jesteśmy zarejestrowani w Ewidencji Przechowawców Akt Osobowych i Płacowych pod pozycją 147. Nad naszą działalnością stały nadzór sprawuje Urząd Marszałkowski w Olsztynie.
Powierzona dokumentacja przechowywana jest w pomieszczeniach spełniających wyznaczone przepisami wymogi dotyczące wilgotności oraz temperatury przechowywania akt. Dodatkowo archiwa są wyposażone w odpowiedni sprzęt zabezpieczający przed pożarem i włamaniem. Ponadto budynek objęty jest całodobowym nadzorem ochrony fizycznej.
Przechowywane dokumenty znajdują się w Elblągu przy ul. Mazurskiej 2 i są dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 – 15.00. Wygodna lokalizacja budynku blisko centrum miasta pozwala pracownikom firm na łatwy dostęp do złożonych w archiwach akt. Dodatkowo dokumentacja jest udostępniana do wglądu instytucjom państwowym upoważnionym do ich kontroli.
Agencja Ochrony JU PI posiada jeszcze wolne miejsca w swoich archiwach i oferuje usługi zainteresowanym podmiotom.
PRZECHOWYWANIE AKT LIKWIDOWANYCH PODMIOTÓW GOSPODARCZYCH
Usługa polega na przechowywaniu powierzonych akt w taki sposób by nie uległy uszkodzeniom lub utracie. W ramach usługi zajmujemy się wydawaniem zaświadczeń dot. zatrudnienia i płac, jak również udostępniamy dokumentacje uprawnionym instytucjom.
PORZĄDKOWANIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
Naszym klientom oferujemy kompleksowe porządkowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz potrzebami. W ramach tej usługi nasi pracownicy w sposób fizyczny i merytoryczny systematyzacją dany zbiór akt.
SKANOWANIE DOKUMENTÓW
Zajmujemy się również przekształcaniem dokumentów papierowych w formę cyfrową za pomocą nowoczesnego sprzętu. Dzięki niej Klient otrzymuje czytelne dokumenty elektroniczne w wybranym przez siebie formacie, np. PDF. Dodatkowo wszystkie informacje są odpowiednio katalogowane oraz zapisywane na nośnikach danych takich jak: CD, DVD.
E-ARCHIWUM
Elektroniczne archiwum to nowoczesna usługa przechowywania dokumentów, która pozwala na łatwy dostęp do akt z każdego miejsca. Dzięki dostępowi internetowym pozwala ona na szybkie przeszukiwanie zbiorów oraz znalezienie konkretnego dokumentu w kilka minut. Można również go wydrukować lub przesłać za pomocą poczty elektronicznej. Ta usługa eliminuje konieczność fizycznego szukania danych akt. Wszystkie umieszczone w tym archiwum dokumenty znajdują się w jednym formacie.
NISZCZENIE DOKUMENTÓW
Bezpieczne i trwałe niszczenie akt jest równie istotne jak ich odpowiednie przechowywanie. Na życzenie klienta wykonujemy bezpieczne zniszczenie akt oraz innych nośników danych takich jak, np. płyt CD, których okres przechowywania minął. Niszczenie odbywa się w profesjonalnej niszczarce w klasie tajnoci według normy DIN 32757.